Kort verslag bestuursvergadering, d.d. 17 februari 2010

In een vrijwel complete bestuurssamenstelling is op woensdag 17 februari j.l. door het bestuur vergaderd.
Zelfs met een agenda met enkele tientallen te behandelen punten is het toch gelukt om deze vergadering even na 22.30 uur af te ronden.
Wat betreft de ingekomen stukken werd de uitnodiging van de KNVB genoemd en wel de voor informatieavond op 9 maart a.s. waarin een aantal randvoorwaarden betreffende de Topklasse worden besproken. Het bestuur concludeert dat de eerste jubileumactiviteiten (receptie en Grote Verjaardagsfeest), met dank aan de vrijwilligers, zeer geanimeerd en sfeervol zijn verlopen.
De samenstelling voor de in te stellen Tuchtcommissie is vrijwel rond. Binnen de vereniging zal verder een zogenaamde vertrouwenscommissie (man, vrouw) worden samengesteld. Het een en ander zal in de komende ledenvergadering worden gecommuniceerd. Achter de schermen wordt er hard en professioneel gewerkt aan het beleidsplan 2010-2015 dat nog voor de zomer zal worden afgerond.

Financiële aangelegenheden staan deze keer prominent op de agenda. Het bestuur is druk doende om de lening van de Rabobank (i.v.m. belastingafdracht) op een juiste wijze te borgen. Dit geldt overigens ook voor de uitstaande obligaties welke in 2015 vrijkomen. Er wordt nagedacht om het financieel management verder te versterken opdat de geldstromen nog beter gevolgd kunnen worden. Door de penningmeester werd een overzicht gegeven van de “halfjaarcijfers” (juli – januari). De conclusie is dat het gestelde budget wordt gehaald met enkele positieve- maar ook negatieve (onverwachte) overschrijdingen.
De zogenaamde Denktank komt in maart nog éénmaal bij elkaar ter afronding / evaluatie van de nu uitstaande financiële acties. Wist u trouwens dat op korte termijn de Quick Boys 90 Jaar Jubileumpostzegel weer te verkrijgen is en natuurlijk bezoekt u de grote JubileumVeiling, 19 maart a.s.!

Op korte termijn wordt de nieuwe voorzitter van de Business Club gepresenteerd. Hierop volgend zal een definitief bestuur worden samengesteld en geïnstalleerd. Het doorlopende Kelme Kledingcontract zal zeer binnenkort worden geëvalueerd. Het bestuur heeft de intentie uitgesproken het contract met Kelme volledig uit te dienen.

Zoals de planning nu is, zal er vanaf augustus a.s. buitenschoolse opvang plaatsvinden (Stichting KOK) op sportpark Nieuw Zuid. De plannen zijn in een ver gevorderd stadium. De vereniging heeft een verzoek doen uitgaan naar de gemeente tot de aanleg van een derde kunstgrasveld (veld 3). Op 5 maart a.s. wordt er door de KNVB een zogenaamde “licht-effect meting” gedaan op de velden 4 en 5. De bewoners van de Laan van Nieuw Zuid worden, volgens een eerder gemaakte afspraak, op korte termijn uitgenodigd om een evaluatie te hebben m.b.t. de lichtmasten, velden 4 en 5. De plannen om te komen tot renovatie van het Jeugdhonk (o.a. nieuwe ingang en het faceliften van de ruimte) worden steeds vaster. Voor de Goede Doelen Actie de reden om het sponsorbedrag (2.500 euro) één dezer dagen over te maken.

Op dit moment vinden er gesprekken plaats met de trainers van de jeugdteams. Er zullen trainers doorschuiven en tevens zullen enkele nieuwe externe trainers worden aangesteld ter aanvulling van het trainersbestand. De Technische Staf van de seniorenselectie 1 & 2 is reeds gecommuniceerd. Er vinden nu gesprekken plaats betreffende de samenstelling van de selectie voor het komende seizoen.

De vereniging zal op korte termijn overgaan op een zogenaamd Email Marketing Systeem. Met dit systeem kunnen nieuwsbrieven per e-mail worden gestuurd. Van lieverlee zal schriftelijke informatie zo veel als mogelijk digitaal worden versterkt, inclusief het uitbrengen van een Nieuwsbrief voor de leden waarna slechts een bewaar-editie van het clubblad aan het begin van het seizoen zal worden uitgegeven.
Voor het (laten) publiceren van relevante berichten voor de Quick Boys websites kan een verzoek worden ingediend bij webteam@quickboys.nl .

Voor het onderhoud (apparatuur keuken e.d.) wordt naarstig gezocht naar een nieuwe vrijwilliger die deze- en andere klussen voor zijn / haar rekening kan nemen. Ook voor de terreincommissie is versterking / aanvulling met nieuwe “helpende technische handen” nodig.

Dit voorjaar wordt de AED herhalingscursus georganiseerd. Het bestuur heeft besloten dat geen eigen bijdrage van vrijwilligers voor een cursus t.b.v. de vereniging wordt gevraagd. De toegangscontrole is nogmaals tegen het licht gehouden. Met de gemeente Katwijk zijn afspraken gemaakt betreffende de bereikbaarheid van sportpark Nieuw Zuid tijdens de renovatie van de omliggende straten. Het project Stewarding Amateurvoetbal, waarin QB een belangrijke voortrekkersrol heeft gespeeld, is door de Ministerie van Justitie goedgekeurd. De wetgeving wordt gewijzigd waarmee Stewarding binnen het hoogste klassen van het amateurvoetbal kan worden uitgerold. De vereniging is druk doende om het gemeentelijke vergunningtraject (horeca, jubileum-activiteiten, speelautomaten, plaatsen speeltoestellen, gebruik kantine, etc.) zo actueel mogelijk te krijgen.
Door zowel Katwijk als Quick Boys is de KNVB planning van de eerstvolgende derby op een midweekse avond met een vraagteken ontvangen. Nagegaan zal worden of “Onze Dorpsderby” (mede i.v.m. veiligheid) toch niet op een zaterdagmiddag kan worden gespeeld.

Met regelmaat moeten Quick Boys vrijwilligers als “opvoeders” (in het bijzijn van de ouders) optreden. De oproep aan de ouders wordt dan ook gedaan om hun kinderen bij een bezoek aan sportpark Nieuw Zuid zelf te corrigeren op niet toelaatbaar / baldadig gedrag. Dit geldt dus op en rondom de velden alsmede in het clubhuis.

Aan het einde van deze vergadering ontvingen alle bestuursleden een overzichtelijke map met daarin alle verenigingsstatuten, reglementen en protocollen welke in de afgelopen maanden zijn vastgesteld.

In deze map wordt ook het in deze vergadering vastgestelde protocol “keuring velden en afgelasting” opgenomen. Deze documenten zijn van lieverlee ook inzichtelijk op de website onder Clubinfo.

Tot zover dit korte “lange” verslag. Heeft u vragen? Schroom niet om het bestuur rechtstreeks te benaderen met uw vraag.

Bestuur K.v.v. Quick Boys