Verslag bestuursvergadering van 13 oktober jl.

Een kort verslag over de besproken onderwerpen, o.a. de voortgang van het beleidsplan
In een vrijwel complete bestuurssamenstelling zijn in deze vergadering een 16-tal agendapunten, veelal gekoppeld aan de verschillende bestuursportefeuilles, besproken.

Daarnaast is er ook aandacht voor lopende zaken als evenementen, vergunningen, lichtmasten, verbouwing Jeugdhonk, upgraden asfaltplein, etc. etc.
Een belangrijk aspect tijdens deze- en volgende bestuursvergaderingen is de voortgang van het beleidsplan “Eensgezind Vooruit”. Van lieverlee dienen de aanbevelingen en actiepunten in gang gezet te worden en waar mogelijk, afgerond te worden. Op korte termijn verschijnt er overigens een publieksversie van het beleidsplan op de website.

Eén van de aanbevelingen uit het beleidsplan is een wijziging van de huidige bestuurlijke structuur. Door het bestuur is hierover gediscussieerd en in de najaarsledenvergadering zal hierover een eerste mededeling worden gedaan, gevolgd door een finaal voorstel tijdens de komende voorjaarsledenvergadering.

Een belangrijk agendapunt in de komende najaarsledenvergadering is het financieel jaarverslag
2009-2010. In deze bestuursvergadering zijn de voorlopige cijfers gepresenteerd. De algehele conclusie is dat de vereniging in het afgelopen boekjaar een stabiele financiële weg is ingeslagen. Dat wil niet zeggen dat de vereniging de moeilijke financiële situatie van de afgelopen periode heeft afgesloten, zeker niet. Maar wel mag de conclusie zijn dat door de inzet, werkwijze en bewustwording van velen (denk alleen eens aan de verschillende extra activiteiten die in het afgelopen jaar zijn georganiseerd!) er sprake is van een fikse positieve ombuiging. Op de najaarsledenvergadering zal de penningmeester de leden alle “in en outs” betreffende dit alles presenteren.

Eén van de “voetbal”zaken, eveneens gelinkt aan het beleidsplan, is de nabije aanstelling van een technisch manager Voetbalzaken. Er wordt een onafhankelijke commissie samengesteld die in de komende weken gesprekken zal hebben met verschillende interne- en externe kandidaten. Vervolgens wordt een advies uitgebracht waarna het bestuur zal overgaan tot besluitvorming cq. aanstelling van een technisch manager Voetbalzaken. Vervolgens zal de verdere invulling van het technisch management, scouting, e.d. gaan plaatsvinden.

Het protocol ledenadministratie en contributies kent nog enige onduidelijkheid, met name betreffende de restitutie van- en korting op de contributie voor de gezinnen die drie- of meer QB leden in hun midden hebben. Met de nieuwe regeling is er geen onduidelijkheid meer; de hiervoor genoemde “grote QB-gezinnen” zullen vanaf komend seizoen automatisch een korting doorberekend krijgen. Ook de werkwijze met betrekking tot het niet betalen van contributie cq. de consequenties daarvan zullen verder worden verduidelijkt. Het bestaande protocol wordt hierop aangepast en verschijnt op de website.

Wat betreft Multi Media zaken wordt de mededeling gedaan dat er omstreeks eind oktober een upgrading komt van de website. De uitgebrachte nieuwsbrieven “nieuwe stijl” voor de BC-leden zijn enthousiast ontvangen. Op 15 oktober verschijnt de eerste digitale nieuwsbrief voor de QB leden.
Er wordt nagedacht en hard gewerkt aan het tot stand komen van een zogenaamde webwinkel. Er is een draaiboek samengesteld op basis waarvan binnen enkele maanden gestart kan worden met de verkoop van QB voetbalkleding via de webwinkel. Naast voetbalkleding zal op termijn ook verkoop van merchandize-artikelen via de webwinkel kunnen plaatsvinden. Als dit alles naar tevredenheid verloopt zal er op sportpark Nieuw Zuid een ruimte worden ingericht voor de verkoop van voetbalartikelen.

De eerste gesprekken betreffende de herstructurering van de businessclub hebben plaatsgevonden. Alle belanghebbenden zijn het erover eens dat een herstructurering (met aandacht voor zaken als aquisitie- en relatiemanagement) op korte termijn in gang gezet moet worden.

Door hoofdsponsor Basis Bedrijfshuisvesting is aangegeven het tweejarig hoofdsponsorcontract niet te verlengen; dit zal derhalve 30 juni 2011 worden beëindigd.

De evenementencommissie is druk bezig om ook in 2011 verschillende interessante activiteiten op sportpark Nieuw Zuid te organiseren; met name de vergunningstechnische (on)mogelijkheden vragen veel aandacht. Gezien de “feestdrukte” in de maand december heeft de evenementencommissie aangegeven de vrijwilligersavond in het voorjaar 2011 te willen organiseren. Een juiste keus vindt het bestuur en er is een “verrassende” datum gekozen. Deze datum wordt op korte termijn gecommuniceerd.

Opnieuw en terecht is er aandacht gevraagd voor het Jeugdhonk; het upgraden van het Jeugdhonk en vooral het creëren van een nieuwe extra in / uitgang. Er is een offerte aangevraagd opdat sowieso de tweede in / uitgang gerealiseerd kan worden.

Met veel enthousiasme zijn verschillende acties binnen de vereniging gaande. De Grote Clubactie, de “S”actie met Fair Trade chocoladeletters en zeer binnenkort wordt er veel aandacht gegeven aan de Bingo Sponsorloterij.

De Dirk Kuijt Techniekdag, 19 oktober as., geheel georganiseerd door QB vrijwilligers en stagiaires, is nu al een succes. De inschrijving is met het maximum van 100 deelnemers gesloten.

In de maand november worden verschillende instructieavonden gehouden voor zowel de EHBO- als de Stewardgroep. Een 5-tal QB ordehandhavers volgen de komende weken een opleiding tot gecertificeerd voetbalsteward.

Wat betreft Veiligheid worden onder andere genoemd dat er, met dank aan de Terreincommissie, aan de Noord- en Zuidzijde van de tribune fraaie trapleuningen zijn aangebracht. De aanleg van een speeltuintje nabij het F-veld verloopt goed terwijl de, sinds dit seizoen ingestelde,“debriefings” met de stewards veel waardevolle informatie oplevert. De problemen met het scannen zijn geheel opgelost
Er is een nota geschreven waarin alle (organisatorische) zaken op medische gebied betreffende Voetbal en Veiligheid zijn vastgelegd. In de volgende bestuursvergadering wordt deze nota geaccordeerd.
Tijdens de vergadering is de herhaalde zorg uitgesproken betreffende het gebruik van verdovende middelen met name rondom de voetbalwedstrijden van het eerste elftal. Nadrukkelijk wordt uitgesproken dat bij feitelijk geconstateerd gebruik (= heterdaad) er sprake is van “Zero Tolerance”.
Aan deze ernstige overtreding van de geldende gedragsregels op ons sportpark wordt de komende tijd extra aandacht gegeven.

“Eensgezind Vooruit”, ook tijdens deze bestuursvergadering en het is goed om te bemerken dat het beleidsplan een prominente rol speelt in de voortgang van- en besluitvorming betreffende verenigingszaken. Maar bovenal zijn het de leden die een prominente rol spelen. Op en langs het veld, als vrijwilliger en de aanwezigheid bij de komende najaarsledenvergadering, vrijdag 29 oktober as. U bent als prominent lid van harte welkom om met ons de verenigingszaken van het afgelopen (half) jaar te delen.