Kort verslag bestuursvergadering, d.d. 2 september 2009
Woensdagavond 2 sept. jl. heeft een compleet bestuur vergaderd. Een vergadering met aandacht voor de (vele) lopende zaken, maar waarin ook verschillende beleidsmatige besluiten zijn genomen
Onder de mededelingen wordt genoemd dat Quick Boys bij de KNVB het verzoek heeft ingediend om in 2010 of 2011 de districtsbekerfinales te mogen organiseren. Het bestuur wordt erop attent gemaakt dat op donderdagavond 3 september de nieuwe en ongetwijfeld weer fraaie presentatiegids van de SV wordt gepresenteerd.
Met betrekking tot clubhuiszaken wordt het protocol betreffende het gebruik van het oude sponsorhome aangevuld. Zo wordt opgenomen onder welke condities Quick Boys elftallen en commissies het oude sponsorhome kunnen gebruiken. De sluitingstijd van het oude sponsorhome op doordeweekse dagen wordt gesteld op 18.30 uur. Daarna is deze ruimte bestemd voor vergaderingen en bijeenkomsten en overige activiteiten. Voor het jeugdhonk wordt een plan opgesteld om het verouderde interieur te face-liften (schilderwerk, meubilair). Tevens is een 2e in/uitgang nodig i.v.m. veiligheid en bereikbaarheid. Op basis van dit plan worden de budgettaire mogelijkheden getoetst.
Wat betreft de financiële zaken wordt genoemd dat de vaststellingsovereenkomst met de Belastingdienst is getekend. Binnen drie maanden zal de vereniging de schikking dienen te betalen. Er wordt hard gewerkt om de financiering (banklening) af te ronden. Wat betreft dit laatste kan iedereen zich voorstellen dat de vereniging hiervoor het nodige dient te regelen (borging). Wat betreft de financiën wordt er duidelijkheid opgelegd binnen de verschillende disciplines opdat er sprake is van 100% budgetbewaking. Elke overschrijding van de gepresenteerde begroting doet het tekort groeien en plaatst de vereniging voor grote problemen (en deze zijn al groot!). In september worden de jaarstukken in grote lijnen afgerond opdat deze eind oktober aan de ledenvergadering gepresenteerd kunnen worden.
De bestuursleden MultiMedia- en Commerciële zaken presenteren het concept beleidsplan businessclub Quick Boys. Een plan dat 1 januari 2010 moet leiden tot een nieuwe bestuurssamenstelling van de businessclub welke aanstuurt op strategische zaken als missie, doel(stelling), strategie, actie en controle. Een verdere uitwerking / vernieuwing van de email-(marketing) mogelijkheden worden genoemd terwijl er plannen worden uitgewerkt om te komen tot een minimale distributie van het clubblad.
De actie “clubcards”, hoofdklasse A, gaat dit najaar van start en Quick Boys participeert hierin. De voorbereidende werkzaamheden zijn gestart en binnenkort verschijnt er een mededeling hoe en op welke wijze het album met voetbalplaatjes kan worden verkregen.
Wat betreft Facilitaire Zaken wordt gemeld dat er een officieel tintje wordt gegeven aan de opening van de (kunstgras)velden 4, 5 en 6. Dit zal zaterdag 5 september a.s. om 14.00 uur gebeuren door wethouder Vingerling. Hierbij zijn een aantal direct betrokkenen uitgenodigd. Er wordt een protocol gemaakt (geen “Open Huis” meer) betreffende het bezoek aan de bestuurskamer, tijdens en na afloop van de thuiswedstrijden van het eerste elftal. In oktober wordt een lustrumdag gehouden van het regionaal bestuursoverleg Holland Rijnland op sportpark Nieuw Zuid.
De bestuursleden Voetbalzaken en Jeugdzaken hebben, na overleg met verschillende betrokkenen, een protocol gemaakt betreffende het gebruik van de nieuwe kunstgrasvelden. Dit wordt o.a. met de trainers en begeleiding gecommuniceerd. Ook is er gesproken over de vele “wilde voetballers” die gebruik maken van de velden. Als voorbeeld wordt genoemd dat de velden op zondag meer worden bespeeld dan op zaterdag. Het een en ander zal met de gemeente worden besproken waarbij verbieden of gedogen (velden 3 , 4 en 5) de opties zijn. Indien wordt gekozen voor verbieden dient er controle, handhaving en sanctionering plaats te vinden. En juist deze aspecten zijn ondoenlijk om uit te voeren.
Het is nog niet bekend wanneer de lichtmasten van de nieuwe velden gaan branden. Er worden alternatieve trainingsschema’s gemaakt waarbij voor de “time being” veld 2 wordt gebruikt en op vrijdag trainen waar nodig. Hopelijk is dit slechts voor zeer korte tijd. Als reeds gecommuniceerd zijn de indelingen voor de (senior)selecties afgerond.
Met betrekking tot Veiligheids- en Supporterszaken worden de aanpassingen van de beide ingangen genoemd (zie ook separate website berichtgeving). Verder wordt de EHBO herhalingscursus gememoreerd waarbij ook voor deze cursus een eigen bijdrage van de vrijwilligers wordt gevraagd. Op korte termijn verschijnt een eerste mededeling met de titel “Hoe om te gaan met alcohol en drugs op sportpark Nieuw Zuid”. Het bestuur zet in op “drugs = zero tolerance”. Over een 2-tal verzoeken van de SV-Sfeercie-Supporters is gesproken en op één van de ingediende verzoeken is een positief besluit genomen.
Er wordt een eerste aanzet gegeven tot een evaluatie van het half jaar dat het nieuwe bestuur actief is. Met name is er gesproken over de structuur van de bestuursvergadering met aandacht voor de bestuurlijke cohesie (besturen als een team).
In de rondvraag wordt genoemd om de ledenvergadering uit twee delen te laten bestaan. Voor de pauze de reguliere verenigingszaken, na de pauze een (externe) spreker die een aansprekend onderwerp bespreekt / uitdiept.
Hoewel het aantal te bespreken notities en vragen deze vergadering opnieuw veel is, wordt de vergadering even na 22.30 uur afgesloten. Eén van de genoemde zaken betreffende de vergaderstructuur is in deze vergadering al voor een belangrijk deel ingevuld. Op hoofdlijnen vergaderen (besluitvormend, opiniërend of mededelend), vervolgens zorgt het bestuurslid ervoor dat de afspraken duidelijk en constructief binnen de vereniging worden gecommuniceerd en/of gestructureerd.
Heeft u vragen n.a.v. deze notulen, schroom niet het bestuur om aanvullende info te vragen.
Bestuur
K.v.v. Quick Boys