Kort verslag bestuursvergadering d.d. 30 maart 2011
Woensdagavond heeft het bestuur, in aanloop naar de voorjaarsledenvergadering, vergaderd.
Een 3-tal bestuursleden was niet aanwezig vanwege medische reden of werksituatie. Bestuurslid Jan Willem van der Plas heeft een ingrijpende knieoperatie ondergaan terwijl de medische situatie van secretaris Jaap van Duijvenbode ongewis is / blijft.
Voorafgaande aan deze vergadering heeft de stuurgroep beleidsplan “K.v.v. Quick Boys, Eensgezind Vooruit”, zoals aangesteld in laatste ALV, haar reactie gegeven op de vorderingen in het beleidsplan. Deze reactie zal in de voorjaarsledenvergadering worden gecommuniceerd.
Naast de vele actiepunten in het beleidsplan, gekoppeld aan de verschillende bestuursportefeuilles, telt de agenda tal van onderwerpen die aandacht behoeven. Tevens staat de concept begroting 2011-2012 prominent op de agenda. Het belooft een lange vergadering te worden en dat is het ook geworden.
Opnieuw wordt stil gestaan bij de nieuwe bestuurlijke structuur die in de komende ledenvergadering wordt voorgelegd aan de leden. Enige zorg is er op de vervulling en continuiteit van de coördinerende functies in de verschillende werkgebieden. Aandacht is er voor de vrijwilligersavond (er wordt een zeer hoge opkomst verwacht) en het Muziekfestival op 4 juni aanstaande. Halverwege de maand april ontvangen de leden de uitnodiging en agenda voor de voorjaarsledenvergadering.
Lang is er gesproken over de voorliggende begroting 2011-2012. Bij diverse posten wordt stil gestaan en deze worden scherp tegen het licht gehouden mede op basis van het huidige boekjaar. Ook de hogere uitgaven, geïnitieerd door het beleidsplan, worden bediscussieerd.
Gezien de hogere (+10%) gemeentelijke huurtarieven en de voortgaande inflatie wordt een kleine contributieverhoging noodzakelijk geacht. Half april wordt de begroting nogmaals bestuurlijk besproken door het bestuur. Het geeft aan dat het bestuur zeer kritisch is en blijft betreffende de financiële (on)mogelijkheden van onze vereniging. Op financieel gebied worden tevens enkele lopende projecten (waaronder de renovatie van het Jeugdhonk) en de (aanstaande) webwinkel besproken.
Wat betreft Commerciële Zaken loopt de uitvoering van het beleidsplan, gericht op de businessclub, niet geheel in de pas. Hiervoor is absolute aandacht nodig. De uitvoering is er op gericht op voorafgaand aan het nieuwe seizoen de webwinkel en mogelijk ook een fysieke winkel, waarin voetbalkleding wordt verkocht, operationeel te hebben.
Zaterdagmiddag 2 april wordt in de bestuurskamer het sponsorcontract getekend met de nieuwe hoofdsponsor Ouwehand Visverwerking B.V..
In mei start de aanleg van kunstgras op veld 3. De mogelijkheid wordt onderzocht om de weinige “loze ruimte” op sportpark Nieuw Zuid beter in te richten voor warming ups e.d. Er zijn offertes ontvangen voor het vernieuwen van de dakbedekking op het clubgebouw; de aanbesteding volgt spoedig. Door de SV wordt nagegaan of zowel het upgraden van het scorebord als de tijdwaarneming door hen opgepakt kan worden. Offertes voor nieuwe dugouts op het hoofdveld zijn ontvangen en hierop komt een vervolg. Er is overleg met de gemeente Katwijk betreffende het upgraden van het asfaltplein.
Het hoofdveld gaat vanaf maandag 6 juni “op de schop” en zal vervolgens 2 maanden uit de roulatie zijn. De vernieuwing en opening van het Jeugdhonk wordt eveneens genoemd. Mede dankzij sponsoring (een separate berichtgeving volgt nog) en het houden van verschillende acties in het afgelopen jaar was het mogelijk om deze fraaie “facelift” te realiseren.
Binnen de jeugdcommissie wordt tijdens de belangrijke wedstrijd tegen Noordwijk alles op alles gezet om de jongste jeugd als supporters te betrekken bij deze wedstrijd. Direct volgend op deze wedstrijd gaan maar liefst 200 E- en F-voetballers en hun begeleiders naar een thuiswedstrijd van ADO Den Haag.
Met de aanbieder Ziggo vinden gesprekken plaats over de inrichting van een kabelnetwerk op sportpark Nieuw Zuid. Hiertoe is sinds begin van dit jaar een werkgroep actief. De verwachting is dat in de komende zomerperiode de “switch” naar Ziggo zal zijn gerealiseerd. Het team van QuickBoys.TV heeft uitbreiding nodig om ook in de nabije toekomst met enige regelmaat “voetbalflitsen” te kunnen produceren en uitzenden, zeker in het geval van uitwedstrijden. QuickBoys.TV was jarenlang toonaangevend en het team heeft iets moois neergezet, door natuurlijk verloop heeft het vinden van een nieuwe coördinator een hoge prioriteit. Complimenten worden uitgesproken voor de werkzaamheden van de webredactie, de nieuwsbriefredactie (verzorgen digitale nieuwsbrieven) en het webteam.
De onlangs uitgebrachte leden- en vrijwilligersnieuwsbrieven worden goed gelezen; dat blijkt uit de rapportage van waaruit de “leesdichtheid” kan worden gemeten.
De onlangs nieuw opgestarte BHV groep is druk doende om actiepunten op te op te pakken en verschillende hiervan zijn al gerealiseerd waaronder getekende visuele vluchtroutes, plattegronden gebouwen, BHV werkplan, etc. Het werk aan de nieuwe aanrijroute voor hulpdiensten, vanaf parkeerplaats Zuid, vordert gestaag. Deze week wordt er een veiligheidsronde gelopen door de gebouwen waarin specifiek op brandveiligheid zal worden gelet. Door de Brandweer Katwijk is tijdens een controleronde aangegeven dat er in het gehele clubgebouw sprake dient te zijn van een brandmeld/alarminstallatie. Deze zal uiterlijk 2013 worden gerealiseerd. Een (veiligheids)overleg met sv Spakenburg heeft over en weer veel nuttige info opgeleverd. Door onze vereniging is een overleg opgestart met de gemeente om in 2013 te komen tot een zogenaamd veiligheidsconvenant.
De Tuchtcommissie heeft enkele (verenigings)zaken in behandeling. Op basis van de eerste ervaringen met het tuchtreglement worden hierop nog enkele aanvullingen gedaan; deze worden in de voorjaarsledenvergadering voorgelegd aan de leden.
Op korte termijn wordt in het kader van Maatschappelijk Verantwoord Verenigen in concept een protocol besproken waarin o.a. normen & waarden, sportiviteit & respect en alcohol & drugs worden vastgelegd.
Wat betreft Voetbaltechnische Zaken is de selectie en TS voor komend seizoen samengesteld en dit geldt ook voor de technische ondersteuning van de overige (jeugd)selectieteams. Op basis van het nieuwe beleidsplan wordt de inhoud van de spelerscontracten meer en meer gericht op prestatiebeloning(en). Dit jaar is hiermee een goede aanzet bewerkstelligd en dit zal de komende jaren nog verder worden uitgebouwd. De scoutings- en medische organisatie krijgt steeds meer structuur; dit wordt ook financieel (uitgaande van het beleidsplan) ondersteund.
Tijdens de wedstrijd tegen Noordwijk zal er een bedrijf acte de presence geven om na te gaan wat de (electronische) betalingsmogelijkheden zijn in het clubgebouw. Voorafgaande aan de wedstrijd tegen Noordwijk is het Supportershome geopend. Zaterdag 9 april wordt sowieso een belangrijke dag voor wat betreft wel of geen aansluiting op weg naar de Topklasse.
Vrijdag 29 april is de voorjaarsledenvergadering waarin de leden de mogelijkheid wordt geboden om enerzijds een nieuw bestuur te kiezen en anderzijds de lopende zaken te beschouwen waaronder het vaststellen van de gepresenteerde begroting. U bent dan ook van harte welkom; het is immers uw vereniging waarover op 29 april wordt gesproken en waarop u het bestuur kunt aanspreken!